Vertrouwen in de eigen kwaliteit.
NIVEAU* van kwaliteitsverbetering.
Kwaliteitsverbetering kan op verschillende niveaus worden uitgevoerd.
De PDCA-cyclus.
Deze cyclus wordt ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Het bestaat uit de onderdelen Plan-Do-Check-Act en is gericht op het proces van continue verbetering. Voor het bereiken van een hogere kwaliteit wordt dit proces continue op gang gebracht.
Deze cyclus verloopt als volgt:
En dan nu de praktijk.
De PDCA-cyclus is een mooie cirkel en is als gedachte logisch en altijd doorlopend.
Maar in de praktijk zijn er factoren waardoor de cirkel stopt of een andere kant opgaat.
Juist deze factoren moeten bij m.n. leidinggevenden in beeld zijn, zodat zij hier tijdig op kunnen bijsturen. Hieronder staan voorbeelden van verstoringen in de PDCA-cyclus die ik ben tegengekomen tijdens mijn werkzaamheden.
Plan:
Iedere professionele onderwijsinstelling maakt eerst een plan voordat ze aan de slag gaat.
Het is dan duidelijk welk probleem het plan gaat oplossen en wat de resultaten worden, wie de werkzaamheden in de gegeven planning gaan uitvoeren, en hoe de controle op de voortgang plaatsvindt.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
Do:
In het onderwijs willen de medewerkers graag aan de slag met verbeteringen. Misschien waren ze zelfs al begonnen voor het plan was gemaakt.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
Check:
Niemand wil verrast worden door slecht nieuws. Het controleren van de voortgang en de resultaten
vindt iedereen belangrijk.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
Act:
Op grond van de check maak je een bijstelling. Je bepaalt op welke punten je het proces wilt verbeteren. De sturing waarmee je daarna weer tot een aangescherpt plan kunt komen.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
NIVEAU* van kwaliteitsverbetering.
Kwaliteitsverbetering kan op verschillende niveaus worden uitgevoerd.
- Ad hoc. Problemen worden pas opgelost als ze zich voordoen. Dit is het niveau dat iedere organisatie aankan.
- Herhaalbaar. De organisatie is zover geprofessionaliseerd dat bij verbeteringen gebruik wordt gemaakt van de kennis die eerder is opgedaan. Beslissingen worden dus genomen op basis van ervaring.
- Uitgebreide werking. De belangrijkste processen zijn gestandaardiseerd. Bij afwijking van de normale omstandigheden kan goed worden gereageerd. Verbetering vindt plaats op basis van een kwalitatieve analyse.
- Geborgd in PDCA cyclus. Het proces wordt gepland en wordt gemeten zodat het kan worden bijgestuurd.
- Externe verklaring. De PDCA cyclus is door een deskundige van buiten onderzocht. In zijn of haar verklaring staat dat het proces een geoliede machine is, dat verfijnd kan worden met de puntjes op de i.
De PDCA-cyclus.
Deze cyclus wordt ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Het bestaat uit de onderdelen Plan-Do-Check-Act en is gericht op het proces van continue verbetering. Voor het bereiken van een hogere kwaliteit wordt dit proces continue op gang gebracht.
Deze cyclus verloopt als volgt:
- Start met het plannen van acties (Plan)
- Vervolgens worden actie uitgevoerd (Do)
- Daarna worden de resultaten gecheckt (Check)
- Op grond van deze check wordt de uitvoering bijgesteld (Act)
- Hiervoor wordt een plan gemaakt (Plan)
En dan nu de praktijk.
De PDCA-cyclus is een mooie cirkel en is als gedachte logisch en altijd doorlopend.
Maar in de praktijk zijn er factoren waardoor de cirkel stopt of een andere kant opgaat.
Juist deze factoren moeten bij m.n. leidinggevenden in beeld zijn, zodat zij hier tijdig op kunnen bijsturen. Hieronder staan voorbeelden van verstoringen in de PDCA-cyclus die ik ben tegengekomen tijdens mijn werkzaamheden.
Plan:
Iedere professionele onderwijsinstelling maakt eerst een plan voordat ze aan de slag gaat.
Het is dan duidelijk welk probleem het plan gaat oplossen en wat de resultaten worden, wie de werkzaamheden in de gegeven planning gaan uitvoeren, en hoe de controle op de voortgang plaatsvindt.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
- Er is te weinig analyse uitgevoerd zodat onderliggende oorzaken niet worden meegenomen.
- De uitvoerders van de geplande werkzaamheden zijn te weinig bij het opstellen van het plan betrokken, of er is te weinig aandacht besteed aan commitment en haalbare uitvoering.
- Er is niet omschreven hoe wordt aangetoond dat werkzaamheden zijn uitgevoerd of de resultaten zijn behaald. Daarbij is er niet afgesproken of er in het proces nog nieuwe keuzes gemaakt kunnen worden.
- Het plan is niet vastgesteld door de juiste persoon (lijnfunctionaris, opdrachtgever).
Do:
In het onderwijs willen de medewerkers graag aan de slag met verbeteringen. Misschien waren ze zelfs al begonnen voor het plan was gemaakt.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
- Er worden andere werkzaamheden uitgevoerd dan is afgesproken. Afgesproken werkzaamheden worden niet juist of niet volgens de planning uitgevoerd. Dit wordt niet of te laat gemeld.
- Eigen strategische en opportunistische doelen en ideeën bepalen de aanpassing van de uitvoering.
Check:
Niemand wil verrast worden door slecht nieuws. Het controleren van de voortgang en de resultaten
vindt iedereen belangrijk.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
- Er is geen formele bijeenkomst waarin bewijzen van voortgang en resultaten overlegd worden.
- De oorzaak van stagnatie of succes wordt beperkt (eenzijdig) benaderd.
Act:
Op grond van de check maak je een bijstelling. Je bepaalt op welke punten je het proces wilt verbeteren. De sturing waarmee je daarna weer tot een aangescherpt plan kunt komen.
Verstoringen in deze fase kunnen oorzaken hebben zoals:
- De check vergde veel energie en betrokkenheid, voor het vervolg ervan ontbrak de dynamiek. Er is te weinig scherpte, discipline of focus op (nieuw) resultaat.
- De check leidde niet tot werkbare concrete bevindingen zodat er ten onrechte weinig urgentie voor bijstelling is.
Vragen* per fasen van de PDCA-cyclus:
CHECK: Evalueren of de beoogde doelen/resultaten bereikt zijn en in beeld brengen van mogelijke verklaringen daarvoor.
CHECK: Evalueren of de beoogde doelen/resultaten bereikt zijn en in beeld brengen van mogelijke verklaringen daarvoor.
- Hoe gaan we de resultaten meten?
- Op basis van welke normen, standaarden, eisen en/of indicatoren bepaal je wat de kwaliteit is? Is dit een gedeeld beeld?
- Wat zijn de resultaten, zowel hard als zacht?
- Waar is dat op gebaseerd? Op welke gegevens? Hoe zijn die geanalyseerd?
- Wat zijn de sterke punten? Wat zijn de verbeterpunten? Waar liggen de risico’s?
- Waar in het proces kunnen mogelijk oorzaken zitten voor de zwakke punten en risico’s?
- Wat zijn deze oorzaken? Welke factoren zijn wel beïnvloedbaar? Welke niet?
- Welke conclusies kunnen we hier aan verbinden?
- Welke verbeterideeën of -acties levert dit op?
- Hoe verantwoord je je over de geleverde resultaten? En aan wie doe je dat?
- Wat is er nodig om de huidige resultaten te borgen? In processen, systemen, mensen, cultuur?
- Met wie bespreek je de uitkomsten van de evaluatie?
- Met welke verbeterideeën of -acties ga je aan de slag?
- Welke doelen stel je hierbij?
- Hoe formuleer je deze doelen zo SMART-mogelijk?
- Welke activiteiten ga je uitvoeren om de doelen te realiseren?
- Wie gaan de activiteiten uitvoeren?
- Hoe zorg je dat mensen de benodigde deskundigheid hebben/krijgen?
- Welke middelen zetten we daarvoor in?
- Hoe bewaak je dat de activiteiten uitgevoerd worden?
- Hoe stuur je bij als iets niet loopt, zoals het zou moeten lopen?
- Hoe bewaak je de voortgang?
- Hoe spreek je elkaar aan als mensen zich niet aan afspraken houden?